Gestão de frotas: o que são e para quê servem KPIs logísticos

A sigla KPI deriva da língua inglesa e quer dizer Key Performance Indicator. Em português, entende-se essa tradução como Indicadores-Chaves de Desempenho, ou seja, métricas que são usadas para aferir e avaliar a performance de determinados parâmetros ou resultados dentro de uma empresa.

De uma maneira geral, os KPIs logísticos são quantitativos, representados em formato de números ou percentual. Quando bem utilizados, podem ser um poderoso ativo para gestores, fornecendo informações estruturadas e que possuem grande valor, contribuindo assim para a maior assertividade na tomada de decisões e na definição de novas metas, tangíveis e facilmente visualizáveis.

O uso desses dados pode trazer diferentes benefícios para seu negócio de gestão de frotas:

1. Monitoramento da performance: permitem acompanhar o desempenho das operações logísticas, identificando gargalos e áreas de melhoria.
2. Melhoria na tomada de decisões: oferecem dados objetivos que ajudam gestores a tomar decisões informadas e estratégicas.
3. Redução de custos: identificam desperdícios e ineficiências, auxiliando na redução de custos operacionais.
4. Melhoria no serviço ao cliente: garantem maior previsibilidade e controle, permitindo melhorar a entrega dentro dos prazos e aumentar a satisfação do cliente.
5. Maior eficiência operacional: ajudam a identificar processos redundantes ou ineficientes, promovendo maior produtividade.
6. Suporte ao planejamento estratégico: fornecem insights para alinhamento entre metas operacionais e estratégias organizacionais.
7. Gestão de risco: facilitam a detecção precoce de problemas ou riscos operacionais, reduzindo impactos negativos.
8. Benchmarking: permitem comparar o desempenho interno com os padrões do mercado ou concorrentes, buscando excelência operacional.
9. Integração entre departamentos: promovem uma visão unificada e colaborativa entre equipes de logística, vendas, compras e demais áreas relacionadas.
10. Acompanhamento em tempo real: com a ajuda de tecnologias, permitem monitoramento em tempo real, aumentando a agilidade e a capacidade de resposta.
11. Identificação de tendências: auxiliam na análise histórica de dados para prever tendências e demandas futuras.
12. Melhoria na gestão de inventário: contribuem para o controle de níveis de estoque, reduzindo excesso ou falta de produtos.
13. Otimização da cadeia de suprimentos: avaliam a performance de fornecedores, transportadoras e demais parceiros, garantindo eficiência em toda a cadeia.
14. Melhoria da visibilidade: fornecem uma visão clara e detalhada sobre todos os aspectos logísticos, aumentando o controle sobre operações complexas.
15. Aumento da competitividade: empresas que usam KPIs logísticos de forma eficiente conseguem se destacar no mercado com melhores prazos, custos e qualidade.

Principais desafios da logística

Empresas sediadas no ramo logístico enfrentam uma série de desafios e precisam sanar diversas dificuldades presentes em suas rotinas. Os problemas podem ir desde custos operacionais incongruentes com o serviço, passando por roubos, extravios, perda de prazos e até produtos entregues com avarias.

Logicamente, isso é algo que pode gerar insatisfação nos clientes e nos contratantes, podendo levar a rescisões de contratos e diminuição de credibilidade em um segmento que é bastante competitivo. Por isso, o uso dos KPIs logísticos pode ser fundamental, sobretudo quando há a ajuda de uma boa solução em tecnologia, como um software de gestão.

Importância em utilizar os KPIs

Diante dos problemas citados, não é difícil perceber a importância de utilizar KPIs logísticos no mercado de hoje. Eles funcionam como um verdadeiro diferencial, tendo em vista que possibilitam otimizar os processos e enfrentar desafios diários. Isso porque a estratégia vale para as mais diversas etapas e procedimentos da rotina, como planejamento, a entrada de materiais e outras.

Cada etapa do dia a dia pode ser alvo de análise e, consequentemente, aprimoramento, uma vez que os indicadores de desempenho exibem resultados e permitem traçar novas estratégias. O gestor terá uma visão mais clara do que deve ser feito, com a identificação de pontos fortes, falhas, despesas excessivas e até mesmo boas oportunidades.

Quais são os principais KPIs logísticos?

Agora que você já sabe o que são KPIs logísticos, como utilizá-los e quais são alguns dos principais desafios da logística, chegou a hora de seguir para a parte prática e explicar quais são os indicadores que você pode implementar na sua rotina. Não se esqueça que você pode adaptá-los à sua realidade ou usar outros mais coerentes com seu negócio. Confira!

• – Custo Operacional Total (COT)
  Não é difícil entender porque o Custo Operacional Total pode ser considerado como um dos principais KPIs logísticos para boa parte das empresas do ramo. Em linhas gerais, a métrica tem a finalidade de monitorar os gastos da operação, até mesmo porque o setor de serviços costuma ter, por sua própria natureza, despesas mais significativas do que os demais.
  
  Dessa maneira, acompanhar tal indicador será imprescindível para gestores estratégicos, que não abrem mão de garantir sua competitividade diante dos concorrentes. Para isso, é preciso mapear e controlar as saídas, o que pode ser conseguido por meio de uma fórmula bastante simples, que é: Custo Operacional Total = custo de produtos vendidos + despesas operacionais.
  
  

• – Percentual de Entregas com Avarias
  Não são apenas os roubos e extravios que são um tremendo problema para empresas sediadas no setor de logística. Naturalmente, pela própria natureza da operação e do serviço, alguns dos produtos podem ser entregues com avarias. Embora não se trate de um episódio propriamente raro, é um fato que não deve ser normalizado e merece avaliação.
  
  Por isso, levando em conta que a conquista da satisfação dos clientes é um dos grandes objetivos de qualquer negócio, utilizar o indicador “Percentual de Entregas com Avarias” pode ser imprescindível, até para saber se as ações estão sendo executadas corretamente. A fórmula é: índice de avarias de entrega = volume de avarias/volume total de entregas x 100.
  
  

• – Índice de Roubos e Extravios
  Infelizmente, mesmo nos dias de hoje, não podemos falar dos principais KPIs logísticos sem citar o Índice de Roubos e Extravios. Notadamente para quem tem sua operação dentro das maiores capitais ou grandes centros urbanos, tal ponto também deve ser foco de análise, pois diversos produtos podem sofrer atrasos na entrega por conta de desvios inesperados na rota.
  
  O indicador é ainda mais relevante para os distribuidores de alguns segmentos, como o de eletrônicos, que é mais visado por parte dos meliantes. Vale lembrar que artigos sujeitos à vigilância sanitária, como remédios e cosméticos, devem ter roubos comunicados imediata e obrigatoriamente. A fórmula simplificada é: produtos perdidos/produtos enviados x 100.
  
  

• – Percentual de Pedidos Entregues no Prazo
  Por fim, não poderíamos deixar de falar sobre outra métrica muito importante para empresas sediadas no ramo logístico: Percentual de Pedidos Entregues no Prazo. Também conhecida pela sua sigla em inglês OTD (On-Time Delivery), é um indicador de grande relevância ramo, pois visa mensurar se a empresa consegue cumprir o que foi previamente ajustado.
  
  Levando em consideração que a intenção é analisar o tempo gasto entre a separação e expedição das mercadorias até ela chegar ao cliente, lembre-se de que eventuais dados incorretos de especificação podem gerar resultados conflitantes e pouco fidedignos. Sua fórmula é: total de entregas do prazo/total de entregas x 100.

Pronto! Agora você já conheceu alguns dos principais KPIs logísticos. Além de utilizá-los, considere a adoção de um bom sistema de gestão de frotas, que centraliza dados e fornece informações muito importantes para suas métricas.

Fazer um bom planejamento de rotas, por exemplo, pode ajudar sua empresa a reduzir diversos custos, inclusive o de combustível. Além disso, ao adotar uma solução tecnológica, é possível ter maior controle dos veículos da frota, entendendo quando é necessário executar ações que melhorem o desempenho da frota. Portanto, vale a pena investir em soluções inovadoras.

Como a tecnologia pode ajudar?

Contar com um sistema para a gestão de frotas como o frotacontrol permite que você tenha acesso a indicadores de monitoramento dos veículos, consumo médio de combustível, multas e demais informações de maneira centralizada, atualizada e de fácil acesso.

Isso significa que é possível efetuar o acompanhamento de seus veículos sem a necessidade de inúmeras planilhas e registros descentralizados, que causam mais confusão do que esclarecimento acerca das condições atuais do seu negócio. Tal tecnologia também conta com relatórios customizados e registros históricos para que você mantenha um acompanhamento sobre cada veículo.

Contar com uma boa gestão de frotas é essencial para desenvolver um negócio lucrativo e capaz de crescer no longo prazo. Portanto, vale investir em inovações que sejam capazes de trazer mais eficiência no uso de combustíveis e dos demais recursos da corporação.

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