Excesso de sistemas pode aumentar custos e complicar a gestão, aponta estudo de Harvard

Quase 1.200 trocas entre aplicativos, sistemas e sites por dia. Esse foi o resultado de um estudo publicado pela Harvard Business Review, que acompanhou 137 profissionais de 20 equipes em três grandes empresas dos Estados Unidos. Somado, o tempo necessário para se reorientar depois de tantas mudanças chegava a quase quatro horas por semana, cerca de 9% do tempo anual de trabalho.

O dado ajuda a colocar um custo em uma situação comum nas empresas. Uma ferramenta resolve determinada tarefa, outra cuida de um processo diferente e uma terceira aparece para atender uma nova necessidade. Separadamente, todas podem funcionar bem. O problema surge quando os funcionários precisam circular entre elas para realizar o próprio trabalho.

Na gestão de uma frota comercial, essa fragmentação ganha uma dimensão bastante concreta. Veículos, motoristas, multas, documentos, manutenção e checklists fazem parte da mesma operação. Quando cada informação está em um lugar, a tecnologia criada para facilitar o trabalho pode acabar adicionando novas etapas à rotina.

Quando cada informação mora em um lugar

Uma multa de trânsito ajuda a entender o tamanho do problema. A infração está relacionada a um veículo, mas também a um motorista, uma data e uma operação realizada naquele momento.

Se cada informação estiver em uma base ou em sistemas diferentes, uma ocorrência relativamente simples pode exigir várias consultas. Depois, ainda é preciso registrar o andamento para que o histórico não se perca.

O mesmo vale para manutenção. Uma falha identificada durante uma inspeção pode exigir uma intervenção antes que o veículo volte a circular. Se os registros não conversam entre si, alguém precisa fazer essa conexão manualmente.

Até uma multa por excesso de velocidade pode gerar custos que vão além do valor pago pela empresa quando não existe acompanhamento adequado.

O custo não está apenas na assinatura dos sistemas

Quando uma empresa contrata um software, o valor da assinatura é fácil de identificar. O tempo gasto procurando informações, repetindo registros ou conferindo dados espalhados dificilmente aparece com a mesma clareza.

Uma pesquisa global da Asana ajuda a dimensionar essa parcela menos visível. O “Anatomy of Work Global Index 2023”, realizado pela GlobalWebIndex com 9.615 profissionais de seis países, apontou que 58% do dia dos trabalhadores do conhecimento era dedicado ao chamado “work about work”, atividades de coordenação de sistemas que cercam o trabalho propriamente dito. Os entrevistados estimaram que processos melhores poderiam economizar 4,9 horas por semana.

A pesquisa não trata especificamente de gestão de frotas, mas ajuda a explicar um problema que também aparece nesse setor. Quanto mais etapas forem necessárias para encontrar e conectar informações, maior será o tempo dedicado a administrar o processo em vez de analisar a operação.

A planilha costuma entrar nos espaços entre os sistemas

Quando uma ferramenta não conversa com outra, a planilha frequentemente aparece como solução intermediária. É rápida, conhecida e pode ser adaptada às necessidades da empresa.

Com o crescimento da operação, porém, começam a surgir novas abas, arquivos e versões. Uma pessoa atualiza determinada informação, outra mantém um controle paralelo e, algum tempo depois, já não está tão claro qual arquivo contém o dado mais recente.

Na gestão de veículos, existem alguns sinais de que a operação precisa ir além das planilhas. Entre eles está justamente a dificuldade de acompanhar um volume crescente de informações e manter um histórico confiável.

Isso não torna a planilha uma ferramenta ruim. Mostra apenas que ela tem limites quando passa a ocupar o lugar de um sistema de gestão.

Uma frota mostra como os dados dependem uns dos outros

Um veículo parado por manutenção não representa somente uma questão mecânica. Ele pode alterar uma escala, exigir a substituição por outro ativo, afetar uma entrega e gerar custos adicionais. Da mesma forma, um motorista com documentação pendente pode ficar indisponível mesmo que o veículo esteja pronto para sair.

O checklist feito antes de uma viagem também não termina quando a inspeção acaba. Se houver uma irregularidade, aquela informação precisa chegar à gestão e gerar uma providência. Por isso, o checklist digital ganha outra utilidade quando os registros passam a fazer parte do histórico do veículo.

São processos diferentes no papel, mas diretamente relacionados na operação.

Centralizar vai além de colocar tudo na mesma tela

Reunir informações só traz vantagem quando reduz etapas e permite que os dados sejam relacionados.

No frotacontrol, veículos, motoristas, multas, documentos, checklists e outros processos podem ser acompanhados no mesmo sistema. Assim, uma nova necessidade da frota não significa necessariamente contratar outra ferramenta e criar mais um controle.

A mesma lógica chegou à capacitação dos condutores. A parceria entre o frotacontrol e o ICETRAN permite direcionar motoristas para cursos a partir do próprio aplicativo, aproximando o acompanhamento dos profissionais de sua formação.

O ganho, nesse caso, não está simplesmente em acrescentar mais uma funcionalidade. Está em evitar que outro processo da frota precise ser administrado separadamente.

Nem toda nova necessidade exige um novo sistema

A digitalização das empresas aumentou o número de ferramentas e sistemas disponíveis para resolver problemas específicos. Isso trouxe alguns ganhos importantes, mas também tornou necessário olhar para o conjunto.

Na gestão de frotas, concentrar diferentes processos em uma única plataforma reduz a necessidade de procurar uma solução nova a cada demanda. Além disso, facilita a construção de um histórico que reúna informações sobre veículos e motoristas ao longo do tempo.

O estudo publicado pela Harvard Business Review ajuda a mostrar por que essa discussão importa. Trocar de sistemas parece uma ação pequena. Quando acontece centenas de vezes ao longo do dia, deixa de ser detalhe e passa a consumir horas de trabalho.

O mesmo raciocínio vale para os sistemas usados por uma empresa: acrescentar uma ferramenta pode resolver um problema, mas também pode criar uma nova etapa. Por isso, antes de aumentar a quantidade de soluções, é importante entender o que já pode ser feito de forma integrada.

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