Qual a importância do planejamento orçamentário na gestão de frotas?

O primeiro motivo para efetivar um planejamento orçamentário eficiente é o controle dos gastos, tanto operacionais quanto gerenciais. Durante esse processo de revisão de custos, é importante avaliar se o fluxo de caixa está positivo, ou seja, se as despesas corporativas não superam as receitas geradas pelas operações do setor.

Por exemplo, uma frota corporativa que dá suporte aos processos logísticos da empresa tem como objetivo prestar um serviço acessório para o core do negócio. Entretanto, essa atividade é imprescindível para a operacionalidade da empresa. Logo, ao estabelecer uma relação entre os gastos e as vantagens de ter uma frota própria ou terceirizada, seja para fazer entregas mais rápidas, seja para reduzir os custos de frete, o gestor avalia como estaria o financeiro da empresa se essas operações não fossem viabilizadas.

Depois disso, o gestor define um plano para o controle de custos, que permite dimensionar melhor quanto é possível gastar para manter as operações perto de sua capacidade nominal e sem onerar o fluxo de caixa da empresa.

Os principais tópicos que devem ser incluídos no planejamento orçamentário da gestão de frotas são:

1. Aquisição e Renovação de Veículos

• – Compra ou Leasing: Comparar custos e benefícios entre aquisição direta e leasing.
• – Depreciação: Estimar a perda de valor dos veículos ao longo do tempo.
• – Planejamento de renovação: Estabelecer prazos para substituição de veículos para manter a frota eficiente.

2. Manutenção Preventiva e Corretiva

• – Cronograma de manutenção preventiva: Prever custos de inspeções e serviços regulares.
• – Reserva para manutenção corretiva: Planejar despesas inesperadas com reparos.
• – Contratos de manutenção: Avaliar o custo-benefício de contratos com fornecedores.

3. Combustível

• – Monitoramento de consumo: Estabelecer metas de economia e identificar veículos ou condutores que gastam mais.
• – Política de abastecimento: Utilização de cartões de combustível ou contratos com postos parceiros.
• – Previsão de flutuação de preços: Planejar variações sazonais ou mudanças econômicas.

4. Seguro e Gerenciamento de Riscos

• – Seguro de frota: Estimar os custos de apólices de seguro (responsabilidade civil, colisão, roubo).
• – Gestão de sinistros: Reservar fundos para cobrir franquias e incidentes.
• – Política de redução de riscos: Treinamento de motoristas, telemetria e análise de acidentes.

5. Custos Operacionais

• – Licenciamento e impostos: Planejar pagamentos anuais ou periódicos de taxas e tributos.
• – Multas e penalidades: Prever despesas com infrações e criar estratégias para minimizá-las.
• – Telemetria e tecnologia: Custos com sistemas de rastreamento, gestão de rotas e softwares de monitoramento.

6. Gestão de Motoristas

• – Treinamentos e capacitações: Investir em treinamento para melhorar a eficiência e segurança.
• – Benefícios e salários: Planejar os custos associados aos condutores, como remuneração e benefícios.
• – Política de utilização de veículos: Estabelecer regras claras para uso profissional e pessoal.

7. Logística e Operação

• – Planejamento de rotas: Investir em ferramentas para otimizar rotas e reduzir custos.
• – Cargas e transporte: Previsão de despesas relacionadas à movimentação de bens e mercadorias.
• – Terceirização: Custos e avaliação de serviços de transporte terceirizados.

8. Inovações e Sustentabilidade

• – Tecnologia de veículos: Previsão de investimentos em veículos híbridos ou elétricos.
• – Programas de sustentabilidade: Reduzir emissões de CO₂ e promover práticas ambientalmente responsáveis.
• – Incentivos fiscais: Aproveitar benefícios associados à sustentabilidade.

9. Controle e Monitoramento de Indicadores (KPIs)

• – Custo por quilômetro rodado: Analisar o impacto financeiro por unidade de operação.
• – Taxa de ociosidade: Identificar veículos subutilizados.
• – Relatórios financeiros: Implementar análises regulares de desempenho para ajustes orçamentários.

10. Reservas para Emergências

• – Desastres ou crises: Custos relacionados a interrupções logísticas ou danos em larga escala.
• – Fundo de contingência: Planejar recursos para eventos inesperados (como aumento abrupto no preço de peças ou combustível).

Como criar um planejamento mais efetivo?

O planejamento orçamentário não está totalmente relacionado à gestão de custos operacionais. Além de um controle de caixa efetivo, que pode ser realizado a partir do uso de um ERP (Enterprise Resource Planning), o gestor da frota também deve analisar os custos intrínsecos nos processos, os valores que serão investidos em sua infraestrutura e os planos que podem reduzir os gastos e aumentar a eficiência das operações, como você confere a seguir.

Veja a seguir, outros motivos pelos quais você deve investir no planejamento orçamentário em sua gestão de frotas:

• – evitar falhas e prejuízos: com uma gestão da manutenção preditiva é possível evitar as paradas que causam enormes prejuízos para as operações. Além disso, o gestor melhora o seu controle, o que inibe a ocorrência de erros e retrabalhos nos processos;
• – melhorar a tomada de decisão: com um controle orçamentário eficaz, o gestor também obtém dados mais precisos sobre as operações. Essas informações são analisadas em tempo real, o que também melhora a tomada de decisão corporativa;
• – garantir a qualidade dos serviços prestados: mais eficiência em termos de custos e desempenho se traduz em uma qualidade maior dos serviços que serão prestados;
• – aumentar a satisfação dos clientes: além de aumentar a qualidade dos serviços, com um planejamento orçamentário o gestor consegue definir melhor os preços que serão praticados no mercado, o que pode garantir mais competitividade e satisfação junto aos seus clientes

Compreenda os custos ocultos em frotas corporativas

Mas os custos ocultos geralmente são negligenciados no gerenciamento da frota justamente pela sua característica de difícil identificação. Eles podem ser:

• – tempo em que os veículos estão indisponíveis, em função da manutenção, por exemplo;
• – manutenções desnecessárias ou inadequadas;
• – imprudência dos motoristas que acarretam gastos extras nos trajetos;
• – mau uso e má conservação dos veículos;
• – falta de investimentos;
• – falta de qualificação e treinamento dos motoristas.

Esses custos aumentam os gastos globais da empresa e, embora sejam de difícil percepção, podem reduzir drasticamente a lucratividade do negócio.

Além disso, reduzem a eficiência operacional, o ROI (Return Of Investiment) da empresa e a satisfação dos clientes, principalmente em função do atraso das entregas.

Para evitar a ocorrência dessa classe de gastos, é necessário manter um planejamento orçamentário eficaz, controlar os processos gerenciais e a gestão da frota.

Defina os valores de investimento

Com base na rentabilidade dos processos e na limitação da capacidade operacional da empresa, o gestor também deve criar um plano de investimento para garantir o crescimento do negócio e a manutenção da sua lucratividade.

Para isso, são definidos valores de investimento, que devem ser condizentes com a demanda e a capacidade de pagamento da empresa.

Trace planos para a redução dos custos

Esse plano de redução de custos pode ser um controle mais efetivo sobre o consumo de combustível, a eliminação de serviços e de gastos que oneram a rentabilidade do setor, como manutenções desnecessárias.

Trace rotas mais eficientes

O planejamento também permite que o gestor da frota crie rotas e itinerários mais eficientes. Isso porque a empresa poderá investir em tecnologia que suporta essa otimização, como TMSs (Transportation Management Systems) e outros sistemas de telemetria.

Com essas soluções é possível monitorar o desempenho dos veículos que integram a frota, assim como os tempos de operação e entrega — os softwares criam um itinerário com paradas programadas em locais mais seguros e apontam o trajeto mais curto (ou eficiente).

Isso é possível porque o sistema é baseado nos dados registrados em tempo real pelos usuários, o que ainda ajuda a monitorar o tráfego, interdições, condições meteorológicas, desvios e ocorrências observadas nas estradas.

Ofereça treinamento aos motoristas

Com um treinamento adequado, os motoristas que integram a sua frota poderão adotar melhores práticas de direção para reduzir o consumo de combustíveis, aumentar a vida útil dos veículos, garantir mais segurança às operações e inibir as emissões de gás carbônico na atmosfera, causadas pela queima de combustíveis fósseis da sua frota.

Isso aumenta a responsabilidade socioambiental da sua empresa, melhora a percepção de valor do seu negócio a evitar a ocorrência de problemas e gastos que oneram o seu fluxo de caixa.

Isso porque os motoristas passam a antecipar o fluxo de tráfego, dirigir em uma velocidade constante em um baixo RPM (rotação por minuto), usar a marcha mais adequada conforme a velocidade do veículo, evitar cargas desnecessárias, partidas e paradas rápidas que também interferem no consumo total do veículo.

Faça a manutenção preventiva da frota

Para manter seu veículo funcionando plenamente, você deve adotar uma frequência mínima de manutenção. Existem ferramentas que permitem verificar instantaneamente o desempenho e as condições de componentes como injeção, válvulas, velas de ignição, motor, entre outros.

Adote uma rotina de monitoramento acerca de:

• – pressão dos pneus;
• – alinhamento das rodas;
• – luzes;
• – motor;
• – ar condicionado;
• – consumo de combustível;
• – emissão de poluentes da frota, entre outros.

Defina KPIs para monitorar os resultados

Finalmente, é essencial que o gestor da frota determine KPIs (Key Performance Indicator) para acompanhar os resultados e a efetividade do seu controle orçamentário. Esses indicadores de desempenho podem ser calculados a partir dos dados fornecidos pelo sistema de informações gerenciais e controle de processos adotado pela empresa.

O software Frotacontrol permite que você gerencie a sua frota adequadamente quanto a todos esses requisitos, tanto os orçamentários quanto os de monitoramento de eficiência das operações.

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